Un plateau de phoning, ça se dérègle vite. Deux commerciaux qui tombent sur le même prospect, un fichier que personne n’a entamé, un superviseur qui passe son vendredi à compiler des chiffres. La gestion d’équipe de ProspectPhoning sert à éviter ça : chacun sait sur quoi il travaille, et vous voyez l’activité de la journée pendant qu’elle se déroule.
En deux mots
- ProspectPhoning distingue trois rôles (administrateur, superviseur, téléprospecteur), chacun avec ses propres droits d’accès.
- Les contacts d’un fichier se répartissent par campagne, par segment ou par volume, et deux collègues ne peuvent pas appeler la même personne.
- Un superviseur fixe des objectifs d’appels, de contacts joints, de rendez-vous ou de leads qualifiés, puis les compare aux résultats réels.
- Ce suivi s’affiche en temps réel, par commercial, par campagne et par période, dans le tableau de bord du logiciel.
Qui fait quoi
Chaque utilisateur a un rôle. Ce rôle décide de ce qu’il voit et de ce qu’il peut modifier, ce qui vous évite de retrouver vos statuts de qualification renommés un mardi matin par quelqu’un de bien intentionné.
Administrateur
Il configure le compte : utilisateurs, statuts de qualification, scripts, intégrations. Il a accès à toutes les campagnes et à toutes les statistiques.
Superviseur
Il anime l’équipe au quotidien. C’est lui qui attribue les fichiers, fixe les objectifs, regarde les chiffres dans la journée et réaffecte des contacts quand il le faut.
Téléprospecteur
Il appelle. Il voit ses contacts à lui, suit le script, qualifie chaque appel et cale ses rappels et ses rendez-vous.
Répartir un fichier entre plusieurs personnes
Une fois votre fichier de prospection importé, vous le découpez comme vous voulez : par secteur, par département, par campagne, ou tout simplement en parts égales. Le lendemain matin, chaque téléprospecteur ouvre sa file d’appels et commence. Pas de liste imprimée, pas de colonne « appelé par » à tenir à jour dans Excel.
- Attribution par campagne, par segment ou par volume
- Réaffectation en quelques clics si quelqu’un est absent ou débordé
- Les contacts « à rappeler » restent à celui qui a eu le premier échange
- Jamais deux appels au même prospect par deux collègues
Le point sur les rappels compte plus qu’on ne croit. Le prospect qui a dit « rappelez-moi jeudi » s’attend à retrouver la même voix, pas à réexpliquer son besoin à quelqu’un d’autre.
Des objectifs que chacun peut suivre
Vous fixez des objectifs par personne ou pour toute l’équipe : nombre d’appels, contacts joints, rendez-vous, leads qualifiés. La période est libre (la journée, la semaine, la durée d’une campagne). Chaque téléprospecteur voit où il en est, sans avoir à venir demander.
Côté superviseur, l’intérêt est ailleurs. Quand un commercial est à trente appels à 16h alors que les autres sont à soixante, vous le voyez tout de suite et vous pouvez aller voir ce qui coince. Les écarts entre objectifs et résultats se lisent dans le tableau de bord.
Ce que vous voyez pendant la journée
Heure par heure, vous suivez les appels passés, le taux de joignabilité, la durée des conversations et les statuts attribués. Vous pouvez comparer deux commerciaux, deux campagnes, ou ce lundi avec le précédent. Honnêtement, c’est souvent là qu’on comprend qu’un fichier est mauvais, bien avant d’accuser le discours.
| Indicateur | Ce qu’il vous apprend |
|---|---|
| Appels passés | Le volume de travail réalisé par chaque téléprospecteur |
| Taux de joignabilité | La qualité du fichier et la pertinence des créneaux d’appel |
| Rendez-vous pris | L’efficacité du discours et de la qualification |
| Taux de conversion | Le rendement global d’une campagne ou d’un commercial |
Tout le monde avec les mêmes outils
Pour que les chiffres veuillent dire quelque chose, il faut que tout le monde travaille pareil. Un script d’appel partagé donne un discours commun. Des statuts de qualification identiques pour tous permettent de comparer ce qui est comparable. Un « intéressé » chez l’un ne doit pas valoir un « à rappeler » chez l’autre.
Les nouveaux s’y retrouvent aussi plus vite. Ils ont le script sous les yeux, l’historique des échanges sur chaque fiche, et savent quoi faire après chaque appel sans avoir à demander au voisin.
Pour quelle taille d’équipe ?
Ça fonctionne pour une petite équipe de trois commerciaux comme pour un plateau de centre d’appels avec plusieurs superviseurs, ou pour une agence qui mène des campagnes pour différents clients en parallèle. Les offres Pro, Business, Scale et Agency, de 3 à 30 utilisateurs, sont faites pour ces cas. Les détails sont sur la page tarifs.
Mes commerciaux voient-ils les contacts des autres ?
Non, par défaut chacun ne voit que ses contacts attribués. Superviseurs et administrateurs ont la vue d’ensemble.
Quelqu’un est en arrêt, je fais comment pour ses contacts ?
Le superviseur transfère tout ou partie de son portefeuille à un collègue, en quelques clics.
On garde une trace de qui a fait quoi ?
Oui. Un journal d’activité conserve l’historique des actions. C’est pratique pour le suivi, et utile côté RGPD.
On vous montre avec votre organisation
En démo, on reprend votre équipe telle qu’elle est et on vous montre comment répartir les fichiers et suivre les résultats dans ProspectPhoning.
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