Dans un organisme de formation, une place vide le jour J ne se rattrape pas. Et les appels ne manquent pas : des demandes d’information à rappeler, des entreprises à démarcher pour de l’intra, d’anciens stagiaires à tenir au courant des nouveaux programmes. ProspectPhoning sert à mettre de l’ordre dans tout ça, et à voir ce que chaque session vous coûte en appels.
En deux mots
- Pour un organisme de formation, prospecter au téléphone veut dire rappeler les demandes d’information, démarcher les entreprises pour des formations intra et relancer les indécis avant la clôture des inscriptions.
- Dans ProspectPhoning, chaque programme ou session peut avoir sa campagne, ses fichiers et ses propres indicateurs.
- Statuts de qualification sur mesure, rappels synchronisés avec Google Agenda ou Outlook, mini-CRM avec l’historique des appels : chaque conseiller sait où en est chaque prospect.
- Depuis le 11 août 2026, appeler un particulier (reconversion, formation à titre personnel) demande son consentement préalable, et le démarchage pour une formation finançable par le CPF est interdit ; appeler un responsable formation au sujet de son activité professionnelle relève du B2B, soumis au RGPD.
Pourquoi la formation se prospecte à part
La date ne bouge pas
La session démarre le 14, point. Il faut donc appeler plus fort dans les semaines qui précèdent et relancer à intervalles réguliers jusqu’à la clôture des inscriptions.
Des interlocuteurs très différents
Un responsable formation, une RH, un dirigeant de TPE, une personne en reconversion. Ils ne posent pas les mêmes questions et ne décident pas de la même façon.
Une demande, ça refroidit vite
Quelqu’un télécharge votre programme un jeudi. Si personne ne l’appelle avant le mardi suivant, il y a de bonnes chances qu’il s’inscrive ailleurs.
Quatre façons d’utiliser le téléphone
Rappeler les demandes qui arrivent
Les demandes venues du site ou d’un salon sont importées, ou arrivent toutes seules via l’API et les webhooks. Le conseiller rappelle vite avec un script de découverte : objectif professionnel, niveau, disponibilités.
Aller chercher l’intra
Vous ciblez les responsables formation d’un secteur ou d’une région et vous proposez de parler de leur plan de développement des compétences. S’ils acceptent, le rendez-vous tombe directement dans l’agenda du chargé d’affaires.
Relancer avant la clôture
Une campagne regroupe tous les « intéressés » et « à rappeler » d’une session donnée. Les rappels sont programmés pour ressortir à l’approche de la date limite, pas après.
Revenir vers les anciens stagiaires
Ils vous connaissent déjà. Un module de perfectionnement ou une certification complémentaire, proposé au bon interlocuteur, passe souvent mieux qu’un appel à froid. Attention au cadre : si le stagiaire est venu par son entreprise, c’est elle que vous appelez, en B2B. S’il est venu à titre personnel, il faut son consentement, et l’appel est exclu quand la formation proposée est finançable par le CPF.
Les fonctions dont vous vous servirez tous les jours
Un fichier rangé par programme et par session
Le fichier de prospection vous laisse trier les contacts par formation qui les intéresse, par type (particulier ou entreprise) ou par région. Ensuite, une campagne par session, et chacun sait sur quoi il travaille.
Des statuts qui parlent votre langue
Avec la qualification des leads, vous créez vos propres statuts : dossier en cours, en attente de financement, inscrit, à rappeler après accord du manager. Le scoring fait remonter les dossiers les plus avancés.
Des rappels qui ne se perdent pas
« Je dois en parler à mon employeur, rappelez-moi dans quinze jours. » On l’entend tout le temps. Vous programmez le rappel à la date convenue, et les rappels et l’agenda se synchronisent avec Google Agenda ou Outlook. Le conseiller voit le matin qui il doit rappeler, et à quelle heure.
Tout l’historique au même endroit
Le mini-CRM intégré garde les appels, les notes et les tâches. Quand une collègue reprend un dossier pendant vos congés, elle sait ce qui a été dit, quel programme intéresse la personne et quelle question était restée sans réponse.
Des chiffres par session
Pour chaque session, vous suivez les appels passés, les personnes jointes, les rendez-vous et les inscriptions. Si un programme traîne à trois semaines du démarrage, vous le voyez, et vous pouvez mettre du monde dessus.
Vos questions
On a plusieurs sessions en même temps, ça se gère ?
Oui. Chaque session ou programme peut avoir sa campagne, avec ses fichiers, ses scripts et ses indicateurs.
Nos conseillers sont en télétravail. C’est gênant ?
Pas du tout. Tout se passe dans le navigateur, sans installation, et le click-to-call fonctionne aussi depuis un smartphone.
On peut envoyer une confirmation après un rendez-vous d’information ?
Oui, par e-mail ou par SMS, au moment où vous posez le rendez-vous pendant l’appel.
Peut-on démarcher des particuliers pour une formation finançable par le CPF ?
Non. La loi du 19 décembre 2022 interdit de démarcher les titulaires d’un compte personnel de formation, par téléphone, SMS, e-mail ou réseaux sociaux, sauf pendant une formation en cours et en lien direct avec elle. Vous pouvez rappeler une personne qui vous a elle-même demandé une information, et prospecter les entreprises pour leurs propres besoins de formation.
Quelqu’un ne veut plus être appelé. On fait comment ?
Vous l’ajoutez à la liste d’exclusion. Il ne ressort plus dans les campagnes.
Vos prochaines sessions, on en parle ?
Montrez-nous comment vous vendez vos formations aujourd’hui. On vous montre en démo, gratuite et personnalisée, où ProspectPhoning trouve sa place dans ce cycle.
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