Dans beaucoup d’équipes, un appel de prospection réussi se résume à ça : un rendez-vous dans l’agenda. Et le meilleur moment pour le fixer, c’est quand le prospect vient de dire « pourquoi pas ». Si vous lui répondez « je vous envoie un mail avec des créneaux », il y a de bonnes chances que ce mail reste sans réponse. Avec ProspectPhoning, le rendez-vous se cale pendant l’appel, sans quitter l’écran, et la confirmation part aussitôt.
En deux mots
- ProspectPhoning permet de fixer un rendez-vous pendant l’appel de prospection, directement depuis la fiche du contact.
- Le prospect reçoit ensuite une confirmation par e-mail ou par SMS, avec la date et l’heure convenues.
- Les rendez-vous apparaissent dans l’agenda synchronisé avec Google Agenda ou Outlook, y compris quand un téléprospecteur les place dans l’agenda d’un commercial terrain, qui retrouve alors les notes de l’appel.
- Chaque rendez-vous donne au contact le statut « RDV pris » et compte dans le tableau de bord.
Du « d’accord » au rendez-vous confirmé
Vous proposez un créneau
Vous regardez vos disponibilités dans l’agenda synchronisé, sans lâcher la conversation, et vous proposez deux options.
Vous enregistrez le rendez-vous
Il se crée depuis la fiche du contact, avec ce qu’il faut savoir pour la rencontre.
La confirmation part
Le prospect reçoit un e-mail ou un SMS avec la date et l’heure.
Vous qualifiez l’appel
Le contact passe en « RDV pris », et vos statistiques de conversion se mettent à jour.
Pourquoi confirmer tout de suite
Un rendez-vous pris au téléphone, c’est fragile. Le prospect le note sur un coin de bloc, se trompe de jour, ou change d’avis le lendemain matin. Une confirmation écrite envoyée dans la minute lui laisse une trace nette et rend l’engagement plus concret. Et ça fait tout de suite plus sérieux qu’un « c’est noté, à jeudi ».
- Confirmation par e-mail ou par SMS
- Date et heure noir sur blanc pour le prospect
- Rendez-vous visible dans votre Google Agenda ou Outlook
Pour vous, ou pour un collègue sur le terrain
Souvent, celui qui appelle n’est pas celui qui ira au rendez-vous. Le téléprospecteur décroche la rencontre, le commercial ou le conseiller s’y rend. Avec la gestion d’équipe et l’agenda synchronisé, le rendez-vous se place dans un créneau libre du collègue. Celui-ci ouvre ensuite la fiche du contact et lit toutes les notes de l’appel avant de partir.
Immobilier
L’estimation ou la visite se fixe pendant l’appel au propriétaire.
Rénovation énergétique
La visite technique est calée pour le conseiller terrain, avec ce que le client a expliqué au téléphone.
B2B
Démo ou rendez-vous découverte avec le décideur, préparé à partir des notes d’appel.
On détaille ces approches pour l’immobilier et pour la rénovation énergétique.
Imaginons trois téléprospecteurs pour cinq commerciaux
Prenons un petit plateau de trois personnes qui appellent des entreprises pour cinq commerciaux terrain. Chaque rendez-vous obtenu va dans l’agenda du bon commercial, avec un résumé de l’appel : le besoin, le nom de l’interlocuteur, les points à surveiller. Le prospect reçoit sa confirmation par e-mail. Sur le tableau de bord, le manager voit combien de rendez-vous chaque téléprospecteur a pris sur chaque campagne, et il répartit les fichiers en fonction. Le commercial, lui, n’arrive plus en disant « alors, rappelez-moi ce qui vous intéresse ». Il connaît déjà le dossier.
Comment amener le rendez-vous
L’outil vous simplifie la prise de rendez-vous, mais la façon de le proposer pèse autant. Proposez deux créneaux précis (« mardi 10h ou jeudi 15h ? ») plutôt qu’un « quand êtes-vous disponible ? » qui ouvre la porte au « je regarde et je vous redis ». Rappelez en une phrase ce que le prospect va retirer de la rencontre.
- Précisez la durée et le format : visite, visioconférence ou appel
- Répétez la date et l’heure avant de raccrocher, puis envoyez la confirmation
S’il hésite, n’insistez pas. Programmez plutôt un rappel à une date choisie avec lui. Un « pas tout de suite » bien suivi vaut mieux qu’un rendez-vous arraché qui sera annulé la veille.
Le prospect est prévenu comment ?
Par e-mail ou par SMS, c’est vous qui choisissez.
Je le vois dans mon agenda habituel ?
Oui, l’agenda se synchronise avec Google Agenda et Outlook.
Je peux compter les rendez-vous obtenus ?
Oui, ils apparaissent dans le tableau de bord, par commercial, par campagne et par période.
Voyons comment remplir votre agenda
En démo gratuite, on vous montre la prise de rendez-vous en direct, sur votre façon de travailler.
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